在商业活动中，终止供应是一个敏感且可能引发纠纷的决策。一份妥善的终止供应声明函能够帮助商家在法律和道德层面维护自身权益，同时尽量减少对合作伙伴的影响。以下是一些撰写终止供应声明函的步骤和要点：
一、声明函的基本结构
- 标题：明确写明“终止供应声明函”。
- 抬头：包括公司名称、地址、联系方式等基本信息。
- 收件人信息：写明收函方的全称、地址。
- 正文：正文是声明函的核心，应包括以下几个部分。
- 落款：包括公司盖章、法定代表人签名、日期。
二、正文内容要点
1. 开头
- 称呼：使用正式的称呼，如“尊敬的[收件人公司名称]”。
- 背景介绍：简要说明双方的合作关系及终止供应的原因。
2. 终止供应的原因
- 明确原因：详细列出导致终止供应的具体原因，如合同违约、产品质量问题、市场变化等。
- 法律依据：如有相关法律规定，应引用相应条款。
3. 合作关系的回顾
- 回顾合作：回顾双方合作过程中的亮点和成果，表达对过去合作的认可。
- 表达感谢：对合作伙伴的理解和支持表示感谢。
4. 终止供应的具体措施
- 终止时间：明确终止供应的具体时间，如“自[终止日期]起”。
- 后续事宜：说明终止供应后，双方应如何处理未完成订单、结算尾款等事宜。
5. 法律声明
- 法律效力：声明函具有法律效力，如违反将承担相应法律责任。
- 争议解决：提出解决争议的方式，如协商、仲裁等。
6. 结尾
- 礼貌用语：使用礼貌用语，如“敬请谅解”、“期待您的回复”等。
- 联系方式：提供联系方式，以便对方咨询或沟通。
三、注意事项
- 客观公正：在声明函中，应保持客观公正的态度，避免使用侮辱性或攻击性的语言。
- 尊重事实：确保声明函中的内容真实可靠，避免误导对方。
- 法律咨询：在撰写声明函前，建议咨询专业律师，确保符合法律法规。
- 保密性：如有必要，声明函内容应保持保密。
四、示例
以下是一份终止供应声明函的示例：
尊敬的[收件人公司名称]：
我方[公司名称]在此正式通知您，鉴于[具体原因]，自[终止日期]起，我方将终止与贵公司的供应合作关系。
回顾过去，我们双方在合作过程中取得了丰硕的成果，对此我方表示衷心的感谢。同时，我方对此次终止供应给您带来的不便表示歉意。
终止供应后，我方将积极配合贵公司处理未完成订单及结算尾款等相关事宜。如有疑问，请随时与我方联系。
本声明函具有法律效力，如违反将承担相应法律责任。如有争议，双方可通过协商或仲裁解决。
敬请谅解，期待您的回复。
[公司名称]
[法定代表人签名]
[日期]
通过以上步骤和要点，商家可以撰写一份妥善的终止供应声明函，既保障自身权益，又尽量减少对合作伙伴的影响。