一、撰写要点
1. 明确目的
在撰写退订说明函时，首先要明确退订的原因和目的，确保函件内容清晰、有针对性。
2. 准确信息
函件中应包含单位名称、报刊名称、订阅起始日期、终止日期、订阅数量等重要信息。
3. 礼貌用语
使用礼貌用语，表达退订意愿的同时，也要尊重对方的工作。
4. 退订理由
简要说明退订的理由，可以是预算调整、内容不符合需求等。
5. 审核确认
在函件中表明已与相关人员或部门沟通，并得到确认。
6. 附件要求
如有退订协议或相关文件，需在函件中提及并附上。
7. 联系方式
提供有效的联系方式，以便对方在必要时进行沟通。
二、范文
[单位名称]
[单位地址]
[邮编]
[联系人姓名]
[联系电话]
[电子邮箱]
[日期]
[报刊发行单位名称]
[报刊发行单位地址]
[邮编]
尊敬的[报刊发行单位名称]领导：
您好！
我是[单位名称]的[职务]，负责本单位报刊订阅管理工作。现就我单位订阅的[报刊名称]退订事宜，向您说明如下：
一、退订原因
由于近期我单位对报刊订阅进行了全面评估，结合预算调整和部门实际需求，经研究决定，对[报刊名称]进行退订。
二、退订信息
1. 订阅报刊名称：[报刊名称]
2. 订阅起始日期：[起始日期]
3. 订阅终止日期：[终止日期]
4. 订阅数量：[数量]
三、退订流程
1. 本函已与我单位[相关部门名称]沟通确认退订事宜。
2. 请贵单位予以审核，并办理相关退订手续。
四、附件要求
附上《[单位名称]报刊订阅退订协议》一份，请予以核对。
敬请予以审批，并感谢[报刊发行单位名称]多年来对我单位的支持与帮助。
敬请回复，以便我单位做好后续工作。
顺祝商祺！
[单位名称]
[联系人姓名]
[职务]
[联系电话]
[电子邮箱]
三、注意事项
- 在实际操作中，根据具体情况调整函件内容和格式。
- 确保函件中的信息准确无误，避免引起不必要的误解。
- 保持函件的整体风格一致，避免出现杂乱无章的情况。
- 退订前，与相关人员进行充分沟通，确保退订事宜顺利进行。